Face à la nécessité croissante de déplacer les groupes de discussion et les entretiens en direct vers un espace en ligne, Recollective révolutionne une fois de plus la façon dont les chercheurs peuvent planifier, engager et analyser les entretiens vidéo avec les participants ! Au cours des prochaines semaines, nous aborderons une série de blogues approfondis en plusieurs parties qui examineront nos outils passionnants d'entretiens individuels et vidéo de groupe !
Dans le blog d'aujourd'hui, nous verrons comment Recollective élimine l'un des principaux inconvénients liés à l'organisation de sessions en ligne en direct : la planification d'entretiens individuels !
- Planification automatique
- Planification manuelle
- Notifications
- Reprogrammer les réunions à venir ou manquées
Planifier des entretiens
Recollective fournit aux chercheurs un moyen simple et rapide de communiquer directement avec les participants, qu'il s'agisse d'utiliser notre planificateur automatique de réunions unique pour permettre aux participants de réserver leur propre heure de session ou d'intégrer manuellement les réunions planifiées précédentes à la plateforme. Explorons maintenant les deux options plus en détail afin que vous puissiez déterminer celle qui convient le mieux à votre projet...
Planification automatique
Vous avez donc décidé de réaliser des interviews vidéo pour votre prochain projet de recherche ! Comme tout projet de recherche, de nombreux éléments doivent se dérouler sans heurts pour que vous obteniez les données et les réponses dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Lorsqu'il examine un flux de travail typique autour de groupes de discussion synchrones en ligne, un chercheur doit souvent coordonner de nombreux aspects, notamment certains ou tous les éléments suivants :
- Déterminez les fonctionnalités nécessaires pour mener les sessions et choisissez une plateforme d'interview vidéo en fonction de ces critères
- Établissez un calendrier pour le projet et coordonnez la disponibilité des chercheurs et des clients pour mener les entretiens
- Identifiez un partenaire de recrutement, une plateforme de planification de calendrier ou une autre méthode pour recruter des participants pour des sessions correspondant à la disponibilité prédéterminée
- Coordonnez manuellement les heures de réservation et les disponibilités pour chaque participant, puis attribuez-les à un chercheur disponible (et espérons qu'il n'y a pas de conflits de réunion existants !)
- Émettez des confirmations de réunion et espérez que tout le monde se souvient des heures qui lui ont été assignées
- Contactez les participants ou envoyez-leur des rappels pour participer aux prochaines sessions vidéo
- Assister à la réunion proprement dite
Dans de nombreux cas, ce flux de travail implique l'utilisation de plusieurs outils, ce qui peut devenir un véritable cauchemar logistique. Le planificateur automatique de réunions de Recollective élimine toute la complexité et les formalités liées aux réservations manuelles, afin que vous puissiez vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre projet de recherche ! Au lieu de jongler entre plusieurs calendriers et invitations à des réunions, un flux de travail typique de réservation IDI par vidéo commémorative peut être aussi simple que :
- Choisir les modérateurs qui géreront les réunions, les jours et les heures des réunions, la durée de chaque réunion et les temps tampons entre chaque réunion (juste au cas où vous auriez besoin de faire une petite pause avant de passer à la réunion suivante !)
- Création d'un e-mail d'invitation personnalisé qui sera envoyé automatiquement à tous les participants disponibles
Dès que ces deux éléments sont définis, la plateforme informe immédiatement chaque participant des prochains entretiens et lui rappelle à plusieurs reprises de confirmer leur plage horaire préférée. Il n'y a aucun travail supplémentaire de votre part en tant que chercheur, et vous recevrez toujours une liste des réunions disponibles chaque jour, ainsi que le modérateur qui leur est assigné.
C'est si simple qu'il prend même automatiquement en compte les conflits de réservation, les reprogrammations et les notifications de rappel !
Planification manuelle
Vous avez déjà réservé des réunions à l'avance ? Pas de problème ! Il vous suffit de choisir les modérateurs disponibles de votre côté, de définir la durée souhaitée pour chaque réunion, puis de commencer à choisir parmi une liste de dates et d'heures disponibles et de les attribuer à chaque participant ! Des notifications leur seront envoyées dès que vous aurez confirmé l'heure de leur rendez-vous.
Quelle que soit la méthode de réservation de réunions que vous choisissez, Recollective inclut toutes les améliorations habituelles pour vous aider à contrôler les personnes que vous rencontrez ! Qu'il s'agisse de l'ensemble de la population étudiée, d'un segment spécifique ou même d'un nombre de participants sélectionnés au hasard selon le principe du premier arrivé, premier servi, nous avons ce qu'il vous faut !
Notifications
Maintenant que les participants sont inscrits à vos entretiens, comment vous assurez-vous qu'ils y assisteront ? Les notifications d'activité mémorielles s'en chargeront pour vous !
Chaque fois que vous créez une interview vidéo individuelle, le système propose une pléthore d'options pour tenir les participants et les administrateurs pleinement informés de tous les engagements à venir en matière de réunion. Il s'agit notamment de notifications pour des éléments tels que :
- Rappels pour planifier une réunion
- Confirmation d'une réunion réservée
- Rappel de toutes les réunions à venir
- Rappel pour fixer une nouvelle date pour toute réunion manquée ou annulée
Chacune de ces notifications est envoyée à la fois dans l'application et par e-mail en temps réel ! Vous n'aurez jamais à vous inquiéter que vous ou vos participants oubliiez de réserver, de reporter ou d'assister à des réunions à l'avenir !
Reprogrammer les réunions à venir ou manquées
Que se passe-t-il si vous ou un participant devez reprogrammer une réunion ou si vous manquez complètement une réunion ? Pas de problème ! Si vous utilisez notre planificateur automatique ou la méthode de réservation manuelle, Recollective vous permet, à vous et à vos participants, de transférer ou de reprogrammer rapidement des réunions en quelques clics ! En tant que chercheur, vous serez en mesure de :
- Demandez à un participant de choisir une autre heure
- Transférez la réunion à un autre modérateur disponible
- Annulation pure et simple de la réunion
En cas de rendez-vous manqués, la plateforme envoie immédiatement une notification par e-mail au participant et fournit les dates et heures de disponibilité actualisées pour une nouvelle réservation.
Quelles que soient les décisions que vous choisissez de prendre concernant les réunions reprogrammées en tant que chercheur, toutes les parties sont informées des changements automatiquement et immédiatement. Fini les tracas à l'idée de comparer les disponibilités une fois que tout a été réservé, ou si des personnes finissent par manquer des rendez-vous !
Comme vous pouvez le constater, il existe des optimisations concernant de nombreux aspects de vos projets de recherche impliquant des entretiens vidéo en direct ! Qu'il s'agisse d'une simplification massive de la planification administrative liée à la réservation des réunions ou de multiples mécanismes de notification pour garantir que les participants et les chercheurs sont au courant de toutes les réunions et qu'ils y assistent, le planificateur de réunions d'entretien de Recollective offre la tranquillité d'esprit que chaque chercheur mérite !
J'espère que vous avez apprécié le premier aperçu de notre planificateur de réunions ! Restez à l'affût de la prochaine partie de nos blogues sur les interviews vidéo en direct sur les souvenirs : Articles préparés!
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