À quoi ressemble la création, la modération et l'analyse des données collectées lors d'une session de groupe de discussion vidéo réussie ? Lors de la publication initiale des interviews vidéo en direct et de notre version bêta de discussion de groupe, nous avons reçu une quantité incroyable de commentaires utiles d'utilisateurs sur nos outils d'entretien vidéo. Non seulement nos clients nous ont fourni des recommandations concernant l'amélioration des fonctionnalités et de la convivialité, mais ils nous ont également fourni un excellent aperçu des meilleures pratiques et des conseils en matière de gestion de groupes de discussion en direct.
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils, astuces et bonnes pratiques à prendre en compte lors de l'organisation d'une session en direct à l'aide de Recollective. Certains d'entre eux peuvent sembler très évidents, mais d'autres peuvent être quelque chose que vous pourriez oublier. Voici quelques-unes des plus courantes !
Planifiez l'objectif et le format
Ensuite, vous devrez définir l'étendue de ce que vous souhaitez accomplir au cours de chaque partie de l'étude, y compris les entretiens en direct. Nous entendons par là vous concentrer sur vos objectifs et préparer la façon dont les questions seront formulées et transmises aux participants.
Vous devez d'abord décider si vous ne faites que des interviews vidéo ou si vous prévoyez de faire des interviews en même temps que d'autres activités au sein de Recollective. Bien que Recollective propose des tarifs uniquement pour les projets utilisant uniquement des entretiens vidéo, l'achat d'une licence complète qui inclut l'accès à nos activités asynchrones et synchrones vous offrira davantage d'options lors de la conception de votre projet de recherche. En ajoutant des activités supplémentaires à votre conception, vous pouvez aider vos participants à se familiariser avec l'environnement mémoriel, ce qui devrait les mettre à l'aise et leur permettre de se sentir à l'aise avant l'entretien. Vous pouvez également évoquer et présenter les résultats des activités déjà réalisées dans le cadre de votre sujet de discussion lors de l'entretien proprement dit.
Une autre chose à considérer est de réfléchir davantage aux éventuelles questions de suivi ou d'approfondissement qui pourraient survenir en fonction des questions que vous poserez. En anticipant et en vous préparant à l'avance, vous ne quitterez pas la session en ayant l'impression d'avoir raté une occasion d'obtenir des éclaircissements supplémentaires.
Vous devrez également planifier et cataloguer les types de matériel ou de contenu de stimulation que vous souhaitez utiliser, puis décider quand vous souhaitez les afficher pendant la réunion, qu'il s'agisse de photos, de vidéos ou même de partage d'écran entre vous et vos participants.
Taille de l'entretien
Voici quelques éléments qui vous aideront à déterminer quelle est la bonne approche pour votre étude. Bien qu'il puisse être très tentant de se lancer dès le départ dans la gestion d'un grand groupe de discussion, il peut être intéressant de prendre du recul pour réfléchir aux avantages de la gestion de petits groupes ou de réunions individuelles en fonction du type d'environnement ou de réponses que vous recherchez.
Les sessions individuelles sont nettement plus intimes, les participants étant plus susceptibles de donner des réponses imprudentes à vos questions. Cependant, elles peuvent nécessiter plus de travail puisque vous rencontrerez tout le monde individuellement et discuterez de la même série de questions.
Les réunions de groupe, quant à elles, peuvent vous apporter un tout autre éclairage grâce à la collaboration en direct et à l'engagement de participant à participant. Trouver un équilibre entre les différentes voix et rester sur la bonne voie est un défi que vous devrez prendre en compte ici si vous optez pour un groupe plus nombreux
Alors que les réunions vidéo de groupe Recollective peuvent accueillir jusqu'à 25 participants, nos clients ont constaté qu'une taille de groupe raisonnablement gérable pour une discussion de groupe en direct en ligne se situait autour de 4 à 6 personnes. Bien entendu, vous pouvez aller plus loin si vos besoins de recherche l'exigent, mais nous vous suggérons dans ces cas de vous assurer que votre équipe est bien équipée pour remplir son rôle de soutien au modérateur principal.
Soyez flexible avec les horaires des réunions
La flexibilité quant au moment où vous êtes disponible en tant que modérateur pour gérer plusieurs réunions sera essentielle pour maintenir des niveaux d'engagement et de participation élevés. Le calendrier de réunions automatisé pour les réunions individuelles fait un excellent travail en équilibrant les disponibilités du participant et du chercheur. Vous devez tout de même vous assurer de ne pas surréserver le nombre de réunions par jour ou de ne pas laisser un minimum de temps tampon entre les réunions afin de pouvoir faire une pause avant de passer à l'engagement suivant.
Prévoyez toujours plus de temps pour chaque réunion que ce dont vous pensez avoir besoin, en particulier dans le climat actuel de distanciation sociale et de communication limitée. Assurez-vous de consacrer du temps à de simples présentations et à des premiers brise-glaces afin que vos participants soient à l'aise et désireux de partager leurs réflexions et leurs réactions sur le sujet que vous avez préparé. Commencer par quelque chose de léger contribue grandement à mettre tout le monde à l'aise et dans le bon état d'esprit.
Vous pouvez également trouver qu'un groupe de participants en particulier est très expressif ou descriptif dans ses conversations ; et même si vous voudrez garder le rythme pour vous assurer de pouvoir couvrir tous vos sujets, prévoyez une certaine marge de manœuvre pour vous aider à capter toutes ces réactions authentiques.
Communication avec les participants
On peut dire que toute personne accédant à une plateforme inconnue pour avoir une conversation vidéo avec une ou plusieurs personnes inconnues hésitera, du moins au début, à s'ouvrir et à partager ses opinions. C'est pourquoi, en particulier dans les cas où ces visioconférences constituent le seul élément de votre recherche, il est essentiel de communiquer avec les participants avant l'entretien pour les aider à se sentir plus à l'aise sur le moment.
Dans le cadre de nos activités de groupe de discussion vidéo en direct, Recollective propose une série de notifications automatisées pour aider les participants à savoir où ils vont et quand, mais c'est à vous, en tant que modérateur, de vous assurer qu'ils savent ce qu'ils font une fois sur place et avec qui ils le font.
Idéalement, avant de se lancer dans un entretien, les participants devraient connaître quelques détails. Le sujet de la conversation, par exemple, et une idée générale du type de questions que vous allez poser pour les aider à se préparer. Ils doivent savoir à qui ils s'adressent. S'il s'agit d'un entretien individuel avec un modérateur, ils devraient savoir qui est ce modérateur et peut-être même en savoir un peu plus sur lui. S'il s'agit d'un chat vidéo de groupe, ils doivent savoir qui d'autre participera à l'appel ou, à tout le moins, combien d'autres personnes seront présentes.
Vous devez également prendre note des exigences techniques. Les activités vidéo en direct dans Recollective sont conçues pour être compatibles avec le plus grand nombre d'appareils et de systèmes d'exploitation possible, mais nous ne pouvons pas tout prendre en compte. Parmi les tickets d'assistance technique que notre équipe a reçus, un certain nombre d'entre eux sont liés à des problèmes de compatibilité, qu'il s'agisse d'un appareil ou d'un navigateur. Ces problèmes sont souvent facilement résolus par une modification ou une mise à jour, mais un problème technique au début d'une réunion peut donner le mauvais ton à votre session. C'est pourquoi il est important de communiquer ces exigences aux participants à l'avance, afin qu'ils puissent se préparer en conséquence.
Contrôle technique
Une autre fonctionnalité que vous souhaiterez exploiter avant de mener vos sessions est le Video Tech Check de Recollective. Toutes les activités vidéo en direct incluent un bouton de test de réunion en haut de l'écran pour vous assurer que votre équipement est connecté et fonctionne, et également pour gérer les autorisations du navigateur sur le site. Nous encourageons les modérateurs à l'utiliser avant de commencer leurs réunions.
Nous vous encourageons également à informer vos participants de sa présence et à leur demander de se connecter quelques minutes à l'avance pour effectuer le test avant le début de la réunion.
Implication de l'équipe et de l'observateur client
Combien de personnes participeront aux réunions de votre équipe de recherche, et qui sera responsable de quoi ? Les modérateurs secondaires peuvent vous aider en prenant des notes supplémentaires pendant que vous vous concentrez sur les engagements directs, et peuvent également travailler en arrière-plan pour sonder les participants en privé via du texte afin de clarifier ou de développer tout ce qui n'était pas clair.
Dans les discussions de groupe plus importantes, des modérateurs supplémentaires peuvent surveiller la participation de chaque membre pour s'assurer que tout le monde a le temps de s'exprimer, en utilisant le Backroom pour indiquer au modérateur principal si une personne hésite un peu à s'exprimer ou n'a pas eu l'occasion de contribuer parmi les membres du groupe plus bavards.
Espace privé
Le conseil suivant peut sembler évident : organisez vos réunions dans un espace privé. Bien sûr, c'est un peu plus difficile de nos jours, car nous sommes tous isolés à la maison, beaucoup d'entre nous avec notre partenaire ou notre famille et nos enfants pour nous distraire, mais c'est une raison de plus pour y réfléchir.
Pour le modérateur comme pour les participants, il est essentiel de disposer d'un espace exempt de distractions pour se concentrer sur la réunion et approfondir la discussion afin de recueillir les données qualitatives les plus détaillées possibles.
Sortir du script
Enfin, n'hésitez pas à sortir du script. Si nous avons appris quelque chose en gérant une plateforme égale, c'est que les informations les plus précieuses proviennent de questions auxquelles nous n'avions pas pensé auparavant, ou qui sont apparues au cours de conversations spontanées au cours desquelles les gens peuvent échanger des idées les uns avec les autres.
Bien que vous ayez certainement une liste définie de documents à aborder lors d'entretiens individuels et de groupe, accorder du temps à la spontanéité et à la créativité est l'un des meilleurs moyens d'obtenir des données dont vous ne saviez même pas avoir besoin.
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